Depuis l’arrivée du COVID-19, le monde du travail a fortement été perturbé. Les entreprises ont dû s’adapter pour préserver l’implication de leurs salariés alors que ceux-ci étaient principalement en télétravail. Cela a bousculé les choses en matière d’outils de travail virtuels et les réunions n’y ont pas échappé. Dans cet article, nous plongeons dans le monde des réunions hybrides, y compris les différentes définitions de « hybride », l’importance de l’engagement au fil du temps, et plus encore.

1. Définissez d’abord ce que vous entendez par « réunion hybride »

Une réunion « hybride » peut signifier différentes choses pour différentes personnes. La définition la plus courante est une réunion en personne à laquelle certains participants assistent virtuellement en temps réel ou la réunion est diffusée en direct. Cependant, d’autres réunions hybrides peuvent impliquer l’enregistrement d’un événement pour le rendre disponible à la demande pour les participants virtuels, ou un mélange de sessions en direct (en personne et virtuelles) et à la demande. Enfin, une autre approche des réunions hybrides qui gagne en popularité est l’utilisation d’un point de contact virtuel asynchrone avant la réunion (au fil du temps, à tout moment) suivi d’une réunion en personne et/ou virtuelle en temps réel, et d’un point de contact asynchrone après la réunion. point de contact.

2. Choisissez le bon modèle de réunion hybride

Définir ce que « hybride » signifie pour votre équipe et les participants est une première étape importante dans la conception de l’expérience. Le modèle optimal différera en fonction du type, de la portée et des objectifs de la réunion, ainsi que des participants (préférence, horaires, distance de déplacement, etc.). Travailler en étroite collaboration avec un professionnel qui peut vous guider à travers les différentes options garantit que le modèle hybride fonctionnera pour toutes les personnes impliquées.

3. Utilisez une plateforme intuitive et complète pour les aspects virtuels de la réunion

Quel que soit le modèle que vous choisissez, la plateforme en ligne doit être conviviale, facile à naviguer et intuitive. Elle doit également être en mesure d’héberger tous les aspects de la réunion, des points de contact asynchrones avant la réunion à la réunion elle-même, en passant par toutes les activités post-réunion, les évaluations et les documents téléchargeables à la demande. La dernière chose que vous souhaitez est que les participants aient à utiliser plusieurs logiciels ou applications pour assister à la réunion, discuter, collaborer, réseauter et fournir des informations.

4. Assurez-vous que les participants virtuels ne manquent rien !

Pour les réunions où des participants sont présents en personne, il est important que les participants à distance ne se sentent pas mis à l’écart. Par exemple, si vous effectuez un sondage en direct, assurez-vous qu’ils peuvent également participer. L’utilisation de fonctionnalités telles que « Levez la main » ou les forums de discussion en temps réel permettent également aux participants virtuels de faire entendre leur voix à des moments où il peut être difficile d’attirer l’attention des orateurs. De plus, nous vous recommandons également d’utiliser un modérateur expérimenté qui appelle les participants virtuels à partager leurs réflexions.

5. Rendre le contenu disponible à la demande après les présentations en direct

Parfois, les participants inscrits ne peuvent pas assister à la réunion en temps réel. L’enregistrement et le partage de sessions en direct à la demande après la fin de la réunion améliorent l’inclusivité. Même les personnes qui ont assisté en direct apprécient d’avoir cette option disponible. Vous pouvez également créer des extraits « mordants » de présentations plus longues pour rendre le contenu plus digeste pour les employés très occupés.

6. Assurez-vous de poursuivre les conversations après la réunion en direct

Dans le même portail en ligne où sont hébergées vos vidéos et ressources à la demande, envisagez d’ajouter des forums de discussion avec des questions stimulantes pour poursuivre les conversations après la réunion en direct. Vous pouvez également planifier un point de contact asynchrone après la réunion une ou quelques semaines après la réunion où vous ferez le suivi des informations recueillies ou des problèmes non résolus. De plus, cela aide à approfondir votre relation avec les participants. Vous ne les traitez plus comme des connaissances que vous n’appelez qu’une fois par an lorsque vous avez besoin de quelque chose d’eux.

7. La collecte de données est beaucoup plus facile virtuellement

L’un des principaux avantages des réunions virtuelles/hybrides par rapport aux réunions en face à face est l’étendue et la profondeur des données que vous pouvez collecter virtuellement. Même les mesures de routine comme les contributions et les taux d’engagement sont presque impossibles à collecter en personne. Si vous optez pour un événement en direct avec des participants virtuels, vous devez réfléchir longuement aux mesures à collecter auprès des deux groupes et comment.

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