Je suis régulièrement surpris que des sociétés se lancent dans des projets corps et âme en négligeant l’aspect de la préparation et de la planification. Cela me rappelle une entreprise, dont la planification pour un projet (durée de 2 ans) considéré comme important se résumait en une feuille A4. Seules les thématiques principales avaient été décrites et estimées. Les tâches intermédiaires n’avaient pas été documentées. Dès lors, comment estimer la durée, les ressources et les coûts du projet ?

Il est intéressant de réaliser que dans des situations simples de la vie quotidienne, nous maîtrisons implicitement l’acte de planifier. Prenons l’exemple de la fameuse liste de commissions. En général, nous prenons le temps de la rédiger, de façon consciencieuse. Elle repose, par exemple, sur l’objectif de définir les produits nécessaires à acquérir pour la semaine. Elle énumère dans le détail tous les éléments à se procurer. De manière à être le plus efficace possible, ces derniers sont souvent ordonnancer, selon la disposition des rayons du magasin. Cette planification opérationnelle permet de piloter aisément l’achat de produits, tout en minimisant son budget et temps au sein du commerce. Nous pouvons en déduire que nous disposons globalement de quelques compétences dans l’art de planifier.

Dès lors qu’en est-il au niveau des entreprises ? Planifier serait-il perçu comme une perte de temps, comme un coût ? L’intérêt de passer rapidement à l’action serait-il plus motivant, et perçu au départ, comme un gain de temps … instinctivement l’action l’emporte sur la réflexion. Pour reprendre le principe de Laborit, l’intérêt serait-il de privilégier ce qui plaît, ce qui va vite, avant ce qui déplaît, ce qui va lentement ? De nombreuses hypothèses peuvent être mises en avant, mais au final, pour quels effets ?

La pression de l’environnement et le fait de se focaliser uniquement sur l’objectif à atteindre dans les délais impartis sont effectivement de nature à favoriser l’action, aux dépens parfois du temps nécessaire à une bonne préparation et planification. Cependant, réduire le temps de préparation peut entrainer diverses conséquences, par exemple : avoir une vue d’ensemble minimaliste, omettre certaines tâches essentielles ou éviter d’analyser d’autres solutions possibles peut-être plus pertinentes… etc., impactant ainsi sur les délais, les coûts et le résultat souhaité.

La planification doit être réalisée soigneusement et progressivement. Elle représente l’armature, le chemin à suivre. Elle a un caractère dynamique. Sa conception implique l’ensemble des acteurs concernés et en même temps de la patience. En fonction de l’objectif à atteindre, il s’agit de visualiser le projet tel qu’il est imaginé, pour en décrire le scénario optimum et d’en déterminer ensuite, toutes les actions à réaliser, ainsi que de définir les ressources adéquates.

La planification accroît la notion de maîtrise, les chances de réussite, limite les risques, tout en améliorant la productivité et la qualité. Outil de communication, elle est également un instrument de prédilection pour le suivi du projet. Une planification méticuleuse est une nécessité permettant ainsi un gain de temps et des économies.

Bruno Morchetti, Consultant pour le magazine Le Monde Economique et Directeur d’Impulse Management