Les dirigeants d’entreprises sont préoccupés par le manque d’agilité ou de flexibilité de leurs organisations, ou encore par l’augmentation des coûts et de la complexité des tâches. Toutes les organisations cherchent des solutions innovantes afin d’augmenter la performance. L’approche processus est à la fois une stratégie d’entreprise et un puissant levier de gestion apportant de nouvelles solutions en s’attaquant directement au cœur des problèmes de performance.

La bonne démarche BPM force l’entreprise à centrer ses processus sur la satisfaction des besoins et des exigences des parties prenantes. Il est nécessaire d’avoir un responsable de l’ensemble pour assurer la cohérence, la reproduction et le partage des connaissances et de l’intelligence acquise.

Afin d’arriver aux objectifs fixés, il est nécessaire de mettre en place une démarche adéquate et des outils pour que les entreprises bénéficient d’une stratégie d’affaires visant à améliorer la performance globale accompagnée d’un mécanisme assurant l’alignement de tous les processus de l’organisation, tout en ayant des tableaux de bord pour assurer la meilleure traçabilité, le pilotage de la performance et l’auditabilité de ceux-ci. Afin d’arriver à un résultat probant pouvant dépasser les espérances des chefs d’entreprise, il est souvent nécessaire de se faire accompagner par des spécialistes.

Une démarche itérative

La première étape consiste à analyser et modéliser la façon dont vous tentez actuellement d’atteindre vos objectifs. Une fois que vous aurez défini les indicateurs de performance, le travail d’optimisation des processus pourra commencer. Les indicateurs permettront de mesurer le progrès.

Dans la démarche d’amélioration continue, le principe est de travailler pas à pas plutôt qu’en déclenchant une grande révolution de l’ensemble de vos processus. En débutant avec un projet simple, vous verrez rapidement les premiers résultats. Cette étape permettra d’avoir un résultat suffisant pour prouver l’intérêt de la mise en place d’une solution BPM.

Il est important de bien préparer le premier processus métier sur lequel se pencher. Il doit traiter en détails l’ampleur et les objectifs de la mise en place de la solution BPM. Il faut définir ensuite une planification et un délai raisonnable pour chaque phase du projet.

Une fois la solution BPM implémentée, il est important que les premiers effets soient rapidement visibles. L’objectif est donc d’obtenir des résultats tangibles qui puissent être montrés à l’ensemble de l’organisation pour développer les processus suivants en se basant sur les succès du premier.

Afin de toujours garder le cap et de respecter l’objectif final, il est primordial d’analyser les résultats à chaque étape de votre projet. A l’aide de tableaux de bord, il faut pouvoir mesurer et piloter votre projet afin d’ajuster les modèles si nécessaire.

Conclusion

L’entreprise doit sans cesse réfléchir à l’optimisation de la chaîne de valeur. Afin d’assurer cette évolution, chaque organisation doit se doter de solutions capables de représenter facilement et en toute cohérence l’organisation de l’entreprise, mais également de maîtriser les processus et de les appliquer. L’optimisation du Système de Management de la Qualité passe par une vision claire et précise des processus et procédures de l’entreprise.

Afin de maîtriser ses processus et de mettre en place une démarche d’amélioration continue, il est nécessaire de se lancer dans un projet BPM qui consistera à modéliser et optimiser vos processus métier tels que : RH, Achats, Ventes, Qualité, Helpdesk, etc. En plus de la modélisation, les solutions informatiques proposées vous permettront de construire l’automatisation et le pilotage de vos processus simplement.

Frédéric Matthey, Expert pour le magazine Le Monde Economique et Directeur de M&H Atlon Services