Cela vous est déjà arrivé d’avoir l’impression que vos journées ne sont faites que de soucis à régler, de problèmes à résoudre, de tensions et de stress. Peut-être serait-il alors intéressant de vous pencher sur votre gestion du temps et mettre en place quelques principes simples mais efficaces, afin de faire à nouveau rimer efficacité avec sérénité !  Heureusement, nous vous avons préparé pour vous quelques conseils indispensables pour maîtriser votre temps comme un professionnel et ne plus être débordé par l’urgence de la situation.

1. Fixez correctement vos objectifs

Fixez des objectifs qui sont réalisables et mesurables. Avec l’aide de la méthode S.M.A.R.T (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste, Temporel) établissez la liste de ces objectifs. En substance, assurez-vous que chacun de vos buts soient en accord avec ces points.

2. Établissez des priorités judicieuses

Hiérarchisez les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Par exemple, regardez vos tâches quotidiennes et déterminez lesquelles sont :

• Importantes et urgentes : Faites ces tâches tout de suite.
• Importantes mais pas urgentes : Décidez quand faire ces tâches.
• Urgentes mais pas importantes : Déléguez ces tâches si possibles.
• Pas urgentes et pas importantes : mettez-les de côté pour les faire plus tard.

3. Fixez une limite de temps pour effectuer une tâche

Se fixer des contraintes de temps pour accomplir une tâche vous aide à être plus concentré et plus efficace. Faire le petit effort supplémentaire de décider du temps que vous devez allouer à chaque tâche peut également vous aider à reconnaître les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent. Vous pourrez ainsi prévoir des solutions pour les résoudre.

Par exemple, supposons que vous deviez rédiger cinq comptes rendus à temps pour une réunion. Cependant, vous vous rendez compte que vous ne pourrez en faire que quatre dans le temps qui reste avant la réunion. Si vous vous en rendez compte bien à l’avance, vous pourrez facilement déléguer la rédaction d’une des évaluations à quelqu’un d’autre. Cependant, si vous n’aviez pas pris la peine de vérifier le temps de vos tâches au préalable, vous auriez pu ne vous rendre compte de votre problème de temps qu’une heure avant la réunion. À ce moment-là, il pourrait être beaucoup plus difficile de trouver quelqu’un à qui déléguer l’une des évaluations, et plus difficile aussi pour cette personne d’intégrer cette tâche dans sa journée.

4. Faites une pause entre les tâches

Lorsque vous effectuez un grand nombre de tâches sans faire de pause, il est plus difficile de rester concentré et motivé. Prévoyez un temps d’arrêt entre les tâches pour vous vider la tête et vous rafraîchir. Pensez à faire une courte sieste, à faire une petite promenade ou à méditer.

5. Organisez-vous

Faites usage de votre calendrier pour mieux gérer votre temps sur le long terme. Notez les échéances des projets ou des tâches qui font partie du projet global. Définissez une période dans la journée où il serait optimal de réaliser ces tâches. Par exemple, vous pourriez planifier une réunion pour discuter des flux de trésorerie un jour où vous savez que le directeur financier de l’entreprise est disponible.

De la même façon, après le repas, pendant la digestion, ne planifiez pas de travail trop important et commencez par un travail mécanique qui ne demande pas trop d’efforts, tel que répondre aux mails.

6. Supprimez les tâches ou activités non essentielles

Il est important de supprimer les activités ou les tâches superflues. Délimitez ce qui est important de ce qui ne l’est pas. En supprimant les tâches/activités non essentielles, vous libérez davantage de temps que vous pouvez consacrer aux choses réellement importantes.

7. Planifiez à l’avance

Assurez-vous de commencer chaque journée avec une idée claire de ce que vous devez faire – ce qui doit être fait dans l’immédiat. Prenez l’habitude, à la fin de chaque journée de travail, de rédiger votre liste de choses à faire pour la journée suivante. De cette façon, vous pourrez vous mettre au travail dès le lendemain matin.

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