Dans un monde parfait, les membres de l’équipe de chaque département partageraient des informations et communiqueraient bien. Mais lorsque vous gérez une équipe de personnes qui travaillent dans différents endroits, il peut être difficile de garder tout le monde sur la même longueur d’onde. 

Une étude de 2022 a montré que 30 % des travailleurs de première ligne estiment que la communication interne entrave l’exécution de leur travail. Voici quelques conseils pour améliorer les communications internes dans votre entreprise afin que tout le monde, y compris les employés en télétravail, puisse aider à briser les silos d’informations et à surmonter les problèmes de communication.

Améliorer la technologie de communication pour les équipes en télétravail

La technologie déterminera souvent la qualité de la communication de votre équipe, et c’est encore plus important pour les équipes distantes. Les bonnes plateformes rendront la communication transparente et amélioreront le flux d’informations, tandis que les mauvaises créeront des barrières supplémentaires qui créeront des silos. Un composant clé est un système téléphonique professionnel VoIP basé sur le cloud. Le bon système intègre tous les canaux de communication, comme la voix, le texte, la messagerie instantanée, l’appel vidéo, etc. Et le cloud offre une utilisation facile et accessible partout.

Si vous avez des employés à travers le monde, envisagez également des solutions asynchrones. Par exemple, vous pouvez expliquer les processus et les modifications dans les enregistrements vidéo plutôt que pendant les réunions en direct. Si vous êtes habitué à la communication synchrone, où tout le monde doit être au même endroit au même moment, commencez par un ajustement progressif. Cela ne signifie pas pour autant que vous devez éliminer les réunions. Selon le fonctionnement de votre équipe, elles peuvent être utiles, si vous les faites bien.

Planifiez des réunions régulières

Les réunions ont mauvaise réputation, mais lorsqu’elles sont utilisées correctement, elles peuvent aider votre équipe à se synchroniser et à créer le type de relation qui améliore la communication partout. De manière générale, les petites réunions sont plus rapides et plus productives. Pour les équipes plus importantes, envisagez de vous réunir une fois par semaine pour connecter tout le monde et vous assurer que les projets se déroulent sans accroc. Les petites équipes travaillant sur un projet spécifique pourraient bénéficier de réunions plus fréquentes, même jusqu’à une fois par jour. Et peut-être que le facteur le plus important pour de bonnes réunions est une structure bien définie. Préparez toujours un ordre du jour à l’avance ou travaillez selon un format qui est le même à chaque fois.

Recueillez plus de commentaires de votre équipe

Si vous ne demandez pas à votre équipe ce qu’elle pense pour résoudre les problèmes de communication interne, vous allez avoir du mal. Au lieu de cela, obtenez des commentaires directement de votre équipe sur les domaines où vous pouvez vous améliorer. Partagez régulièrement des sondages avec vos employés. Comprenez où ils rencontrent des problèmes et quels ajustements ils recommandent. L’un des domaines les plus importants pour la rétroaction devrait être le niveau de stress des employés. Des recherches récentes suggèrent que les employés dont le niveau de stress est gérable sont 3,7 fois plus susceptibles d’être engagés au travail.

La meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser un court questionnaire demandant le point de vue des employés sur les points forts et les points faibles de la politique de communication actuelle. Et surtout, assurez-vous d’agir. Agir rapidement montre à vos employés que vous prenez au sérieux le sujet de l’amélioration.

Établissez des canaux clairs

Il est facile de perdre des informations sur les différents outils que vous utilisez. Et si les canaux ne sont pas clairs, les gens feront des hypothèses sur l’endroit où publier des informations. Avec une petite équipe, cela pourrait ne pas être un problème. Mais au fur et à mesure que votre entreprise évolue, les employés perdront de plus en plus de temps à rechercher des informations à travers les outils. La recherche de données client dans les e-mails, les tâches archivées, les entrées CRM et Slack peut ralentir même les équipes les plus rapides. Pour éviter ces problèmes, établissez des canaux de communication clairs. Travaillez avec vos employés pour réfléchir à des lignes directrices pour différents outils.

Conclusion

Votre équipe n’est peut-être pas toujours d’accord, mais il est important de se rappeler que tout le monde a le même objectif : faire réussir votre entreprise. Avec une bonne communication et organisation, vous pouvez rassembler les gens autour d’un objectif commun, même s’ils ont des idées différentes sur la meilleure façon d’y parvenir.

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