Parfois désigné sous le vocable entretien d’appréciation, individuel, de performance, d’objectifs, l’entretien annuel d’évaluation est un moment clé dont les enjeux sont importants pour le manager et le collaborateur d’une part et d’autre part pour l’organisation. Il est au cœur de l’appréciation professionnelle et du système motivateur de l’entreprise.

Nécessaire pour la gestion dynamique des RH et de la performance, il permet d’apprécier les objectifs passés de manière constructive et de confirmer ceux à atteindre.

Etant un outil de mesure de la performance d’un collaborateur, l’entretien annuel d’évaluation doit être élaboré avec réflexion, méthodologie et rigueur selon l’approche RH de l’entreprise et les objectifs à atteindre. Cet outil permettrait d’avoir un échange fructueux entre le manager et le collaborateur.

Son déroulement est le lieu ou doivent se croiser les attentes de l’employeur et celles du collaborateur pour un projet professionnel commun partagé. Il rime souvent avec l’évolution salariale mais pas seulement.

C’est aussi l’occasion pour le collaborateur de comprendre et d’entendre ce que l’on attend de lui en termes de performance dans un monde ou la mobilité professionnelle et géographique sont devenue banales.

Comme tout entretien, il demande une préparation des managers pour sa conduite afin de permettre la compréhension de l’environnement socio-économique de l’entreprise et son évolution et pour leur permettre d’atteindre les objectifs par le collaborateur selon les indicateurs SMART (spécifique, mesurable, atteignable, réalisable, temporel). Cet entretien doit être une conversation d’adulte. En discutant à bâton rompu avec le salarié, on peut obtenir les informations qui ne nous parviendraient pas des canaux officiels de communication.

L’entretien annuel doit être mené par le manager. Il est le garant des savoirs techniques, savoirs procéduraux et savoir être en entreprise. Ainsi, ce dernier doit être capable de déceler les écarts et les besoins en compétences. C’est-à-dire, il doit être capable d’identifier le besoin et l’instruire avant la transmission au service formation. Pour l’entreprise, il donne une vision générale des compétences des équipes mais surtout du potentiel humain disponible. Il sert donc à anticiper les emplois et les compétences en tenant compte des impacts de la stratégie sur les effectifs, métiers et emplois, carrières et compétences de l’entreprise.

C’ est une aubaine pour le collaborateur même s’il n’est pas souvent actif lors de son déroulement de revenir sur les sujets qui n’ont pas trouvé de solutions (évolution salariale) mais surtout d’être une force de proposition ou d’amélioration, démontrer qu’il peut être meilleur en demandant tel ou tel autre appui à son manager.

Le manager doit avoir le dossier du candidat essentiellement : fiche de poste ; évaluations précédentes ; état d’éventuelles difficultés rencontrées, le référentiel ou la matrice de l’emploi. On évalue le collaborateur en fonction des priorités, des connaissances, de l’expérience, des comportements et aptitudes demandées au cours de l’année précédente, fixer des objectifs à atteindre pour l’année à venir en plus de la comprendre les missions du poste et de ses enjeux par rapport au cadre d’évolution de l’entreprise.

Beaucoup d’approches méthodologie existent : appréciation libre ; par notation ; par classement et appréciation par critères objectifs… Pour ma part je privilégie le dernier. Il est plus objectif et permet un échange réel quand un climat de confiance existe dans l’entreprise (article sur la mobilisation des collaborateurs).

Il est toujours conseillé de passer l’entretien d’évaluation au premier trimestre de l’année suivante. Ceci facilite la fixation des objectifs des collaborateurs en ayant conscience des résultats comptables. Car l’entretien tient compte du chiffre d’affaire, des missions et des objectifs. Il doit avoir lieu dans une pièce neutre (salle de réunion par ex) et peut déboucher sur : une évolution salariale, une prime, une promotion, une mobilité géographique/professionnelle, une formation collective ou individuelle, une action de tutorat ou un accompagnement.

L’entretien annuel d’évaluation est un outil de management et de progrès. Souvent banalisé dans les entreprises, il doit être l’occasion pour les managers/collaborateurs de faire des apports réels pour bâtir l’avenir. Souvent source de stress, le manager le vit généralement comme une épreuve tant qu’il représente un prétoire pour le collaborateur.

Stanislas Dikamona – Rédacteur chez Le Monde Economique et Consultant en Management