Par Benoît Zwick

Le sujet est sur toutes les lèvres ! La semaine de 4 jours fait débat dans les entreprises suisses.

Est-il possible de l’installer dans toutes les entreprises ? A quelles conditions ? Est-ce une utopie ? La mise en place de la semaine de 4 jours relève également des domaines de l’efficience, de la productivité et de la performance personnelle.

Dans cet article, nous allons développer les 8 points à prendre en compte si ce concept vous interpelle et vous chatouille l’esprit.

1.Le type d’activité.

Pour certains domaines d’activités, la mise en place de la semaine de 4 jours sera plus aisée. Les entreprises administratives sont en première position pour le développement de cette nouvelle manière de travailler.

Bien que cette approche puisse s’adapter à une majorité des activités professionnelles, il est plus difficile de la concevoir pour un salon de coiffure par exemple où une adaptation de la productivité est plus difficile à mettre en place. De même pour les domaines des soins, des transports ou du bâtiment.

Mais finalement, nous gérons déjà depuis des décennies 2 jours de repos par semaine. Alors pourquoi ne pourrions-nous pas nous accoutumer à un jour supplémentaire ?

2. Le cadre de travail.

L’environnement physique peut avoir un impact important sur la productivité des collaborateurs. Les espaces de travail qui sont bien éclairés, bien ventilés, propres et bien organisés aident à réduire les distractions et les perturbations, ce qui peut améliorer la concentration et la productivité. De même, les bureaux et les chaises ergonomiques peuvent réduire les douleurs posturales ainsi que la fatigue, ce qui peut améliorer le bien-être général et la capacité de travail.

3. Le multitâche

Objet de nombreuses études et recherches en neurosciences, le multitâches ou le fait d’exécuter plusieurs actions en parallèle, est aujourd’hui le pire obstacle à la productivité et à la concentration. En ce qui concerne le multitâche, il est important de garder à l’esprit:

• La perte de temps de transition, car à chaque fois que vous passez d’une tâche à l’autre, il y a un coût de transition qui peut être important. Le temps que vous passez à vous rappeler où vous en étiez dans la première tâche et à vous concentrer sur la seconde tâche s’accumule et ralentit considérablement le travail.

• La baisse de qualité, car lorsque vous vous concentrez sur plusieurs tâches en même temps, vous risquez de ne pas vous engager suffisamment sur chacune d’entre elles. Cela peut entraîner une baisse de la qualité de votre travail, car vous êtes moins attentif aux détails.

• Jongler entre plusieurs tâches peut être stressant et épuisant pour le cerveau. Cela peut entraîner une baisse de la performance globale, ainsi qu’une augmentation de la fatigue mentale et physique.

• La difficulté à prioriser les tâches, en ne sachant plus laquelle est la plus importante ou la plus urgente. Cela engendre un manque de clarté sur les priorités et un risque de retarder les délais les plus importants.

4. Le rythme personnel

Chaque personne a son propre rythme de travail naturel, qui dépend de facteurs tels que les préférences personnelles, les habitudes de sommeil, le niveau d’énergie, la concentration, la créativité et la motivation.

Prendre en compte votre rythme de travail personnel est important dans cette approche de productivité, voici pourquoi:

• Premièrement, pour maximiser la productivité, en étant plus susceptible de rester concentré et motivé sur une plus longue période.

• Également pour améliorer la qualité du travail, en permettant de se concentrer plus facilement sur les détails et les tâches complexes, ce qui peut conduire à un travail plus précis et de meilleure qualité.

• En réduisant le stress et la fatigue, car en travaillant selon votre propre rythme, vous pouvez éviter de vous surmener et préserver votre énergie.

• Sans oublier l’amélioration du bien-être général, en évitant le stress et en maximisant votre productivité. Cela peut contribuer à une plus grande satisfaction au travail et à une meilleure qualité de vie.

5. L’état d’esprit évolutif.

Connu également sous le nom de mentalité de croissance, un état d’esprit évolutif peut totalement transformer la productivité des collaborateurs. Et ainsi permettre de gagner énormément de temps. Comment ?

Par une disposition à l’apprentissage, en considérant les défis et les obstacles comme des opportunités d’évolution et de développement. Cette perspective peut vous aider à éviter les blocages mentaux, les frustrations et les doutes qui peuvent entraver votre productivité.

Par une attitude positive face aux erreurs, ce qui encourage à voir les obstacles comme des occasions de s’améliorer plutôt que des échecs. Cette vision vous permet de surmonter les sentiments de démotivation et à maintenir une attitude positive, ce qui va augmenter votre motivation et votre confiance en soi.

Par un comportement axé sur les solutions pour aider à éviter la procrastination, à trouver des réponses plus rapidement et à améliorer l’efficience globale.

6. Le respect et la compréhension du fonctionnement du cerveau.

En prenant compte de ce point capital, vous pouvez mieux gérer votre attention. Votre cerveau est capable de traiter une quantité limitée d’informations à la fois. En comprenant comment votre attention fonctionne, vous pouvez apprendre à la gérer de manière plus efficace.

Vous pouvez également mieux gérer votre énergie, car votre cerveau est capable de maintenir votre niveau d’énergie tout au long de la journée, mais cela nécessite une bonne gestion de votre sommeil, de votre alimentation et de votre activité physique. Vous devez apprendre à optimiser votre mode de vie pour maintenir votre niveau d’énergie et votre productivité.

Pour une meilleure gestion de votre stress. Votre cerveau est capable de gérer le stress en libérant des hormones qui nous aident à faire face aux situations difficiles. Cependant, un niveau élevé de stress peut nuire à votre productivité et à votre santé mentale. En comprenant comment votre cerveau gère le stress, vous pouvez reconnaître les signes et mettre en place des stratégies spécifiques pour maintenir votre productivité.

7. Retrouver une motivation intrinsèque et extrinsèque.

Ces deux aspects doivent être présents pour une productivité et une performance optimale.

La motivation intrinsèque vient de l’intérieur et est liée à l’envie de réaliser une tâche pour le plaisir qu’elle procure ou pour le sentiment de réalisation qu’elle apporte. Lorsque vous êtes motivés intrinsèquement, vous travaillez pour vous-mêmes et vous avez une satisfaction personnelle en accomplissant une tâche. La motivation intrinsèque peut favoriser la productivité en augmentant votre engagement, votre créativité et votre persévérance.

La motivation extrinsèque, quant à elle, vient de l’extérieur et est liée à des récompenses, des « punitions » ou des incitations qui viennent d’une source externe. Lorsque vous êtes motivés extrinsèquement, vous travaillez pour obtenir une récompense ou pour éviter une « punition ». La motivation extrinsèque peut favoriser la productivité en vous aidant à atteindre des objectifs spécifiques et en optimisant votre concentration sur les tâches importantes.

8. Une communication optimale

Une communication efficace favorise la productivité et le gain de temps de plusieurs manières.

Tout d’abord, une bonne communication interne permet de clarifier les objectifs et les attentes de chacun au sein de l’entreprise. Cela permet de s’assurer que tous les membres de l’équipe travaillent ensemble vers les mêmes buts, évitant ainsi les retards ou les conflits inutiles.

Ensuite, cela permet d’éviter les erreurs de communication, qui peuvent entraîner des malentendus et des retards. Ces erreurs peuvent être particulièrement coûteuses dans les entreprises où le temps est un enjeu majeur.

Une bonne communication encourage également la collaboration et l’échange d’idées entre les membres de l’équipe. Cela peut favoriser l’innovation et aider à résoudre les problèmes plus rapidement et plus efficacement.

Un point important à mentionner est qu’une communication interne optimale peut aider à éviter la duplication du travail en permettant aux collaborateurs de savoir ce que font les autres et de coordonner leurs efforts en conséquence.

Pour terminer ce point, travailler sur une communication interne efficace peut améliorer la prise de décision en fournissant des informations pertinentes et en facilitant l’échange d’opinions et d’idées.

Voici les 8 points clés à conscientiser et à développer si votre projet est de changer vos habitudes de travail en passant à la semaine de 4 jours. Bonne réflexion.