Prendre la décision d’externaliser une activité ou une partie de leurs activités — surtout administratives — s’inscrit de plus en plus dans la stratégie des entreprises. Cela permet d’améliorer l’efficacité, de rationaliser les coûts, d’accélérer la croissance, et surtout, de se recentrer sur son « cœur de métier » et d’être plus réactif.

Perspective qui effraie beaucoup de gens, l’externalisation est un nouveau modèle adopté dans le monde entier, dans le secteur privé comme dans le secteur public, qui offre de multiples avantages, mais qui aussi, bien sûr, peut avoir des effets moins souhaitables, auxquels il faut être attentif.

En réponse au cliché selon lequel l’externalisation serait un dumping salarial déguisé, il convient de souligner que cette pratique permet surtout d’accéder à des ressources correspondant exactement aux besoins du moment, pour la durée requise et avec le degré d’implication et d’occupation souhaité. Elle permet ainsi d’atténuer les risques liés au fait de maintenir une organisation trop lourde, trop chère, et trop généraliste au niveau des compétences. L’aspect « rationalisation des coûts » résulte donc surtout de la grande flexibilité et de la simplification sur le plan de l’organisation. De plus, comme l’externalisation permet de recourir à des compétences dans des domaines d’expertise étrangères à l’entreprise, cette pratique permet de réduire considérablement l’investissement dans la formation en interne.

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Un autre avantage considérable réside dans le fait de pouvoir profiter des économies d’échelle générées par les prestataires. L’externalisation offre notamment l’opportunité de bénéficier des technologies les plus récentes et les plus efficaces sans avoir à en assurer ni l’acquisition ni la gestion.

L’externalisation permet donc d’améliorer l’efficacité de l’entreprise, en donnant accès à un niveau d’expertise et de productivité supérieur.

Le gain de réactivité est considérable : le délai d’exécution est en général bien plus rapide, et les prestataires peuvent adapter les ressources aux besoins.

La croissance et le développement de l’entreprise, en continu ou par une rupture dans le fonctionnement, tireront particulièrement profit de l’externalisation. Un nouveau projet, un nouveau produit, une diversification, une extension géographique par une nouvelle implantation ou tout simplement la création d’une nouvelle société, tout cela nécessite la mobilisation d’une grande quantité de ressources, en matière de temps ou de compétences. Y consacrer des ressources internes ne peut se faire qu’au détriment d’une autre partie de l’activité de l’entreprise. En faisant appel à des partenaires externes, spécialisés dans le domaine concerné, l’entreprise arrivera à accélérer nettement son développement.

En se libérant de certaines tâches ou fonctions, la direction peut aussi se concentrer sur ses missions stratégiques et focaliser ses ressources sur le cœur de métier, ce qui permettra de gagner en valeur ajoutée dans les activités qui sont au centre de l’entreprise.

Autre atout non négligeable, l’externalisation a l’avantage d’apporter un regard externe d’experts. L’ouverture de l’entreprise sur l’extérieur est toujours une démarche très enrichissante.

Cependant, l’externalisation comporte aussi des risques qu’il faut savoir évaluer. Il faut préserver la culture de l’entreprise et éviter un choc culturel engendré par la venue de collaborateurs externes. Il est donc important de choisir, pour leurs compétences essentiellement, des prestataires qui s’adaptent aux valeurs déjà présentes dans l’entreprise sans s’imposer.

Beaucoup de PME craignent de se trouver dans une situation de dépendance ou de ne pas pouvoir changer de prestataire. Ce qu’elles craignent, en fait, c’est de perdre leur compétence au sein de l’entreprise en la déléguant à des tiers. Cependant, les compétences critiques se rapportent avant tout au métier propre à l’entreprise, dont l’exécution restera en majorité interne. Des clauses de sortie bien définies dans le contrat permettront d’apaiser ces craintes.

Autre crainte : la peur d’une perte de confidentialité. Ici aussi, la solution est simple : il suffit de prévoir une clause de confidentialité, que les prestataires externes, qui sont des professionnels, proposent souvent eux-mêmes de leur propre gré.

Enfin, il y a un risque de mésentente entre le prestataire et le client. On l’évitera en établissant un cahier des charges bien précis et en maintenant une communication ouverte sur l’évolution de ce cahier des charges.

Chaque PME peut bénéficier de l’externalisation de certaines tâches, surtout les tâches administratives et celles liées à un projet temporaire. L’entreprise pourra ainsi se permettre de s’entourer des meilleurs dans le domaine et gagnera en réactivité.