À la suite de plusieurs séances de Conseil d’administration en ce début d’année, je profite de rappeler quelques règles et surtout les obligations qui sont parfois oubliées par les membres. Il est parfois nécessaire de se souvenir et de se rappeler des obligations surtout quand il y a une sollicitation pour reprendre un poste d’administrateur. Avant d’accepter ce poste, il est nécessaire d’évaluer la situation, de comprendre les attentes et les enjeux, de connaitre la situation de l’entreprise et de se poser la question de la valeur ajoutée apportée à l’entreprise. L’acceptation du poste permet d’exercer des droits, d’avoir des responsabilités mais aussi de nombreux devoirs.

Selon l’article 754 CO, les membres du conseil d’administration et toutes les personnes s’occupant de la gestion ou de la liquidation, répondent à l’égard de la société de même qu’envers chaque actionnaire ou créancier social du dommage qu’ils leur causent en manquant intentionnellement ou par négligence à leurs devoirs. La responsabilité des organes est engagée sous les conditions suivantes :

• Un dommage est intervenu (diminution d’actifs ou augmentation de passifs auprès des lésés)
• Il existe un lien de causalité entre l’acte ou l’omission et le dommage causé
• Présence d’un manquement aux devoirs
• Présence d’une faute (une légère négligence est suffisante)

Les membres d’un conseil d’administration doivent toujours être conscients du fait qu’ils assument une responsabilité importante qu’il n’est pas possible de déléguer sans autre. Selon l’art.716a CO, le conseil d’administration a sept attributions intransmissibles et inaliénables :

1. Exercer la haute direction de la société
2. Fixer l’organisation de la société
3. Fixer les principes de la comptabilité et du contrôle financier
4. Nommer et révoquer la direction
5. Exercer la haute surveillance sur la direction
6. Etablir le rapport de gestion
7. Informer le juge en cas de surendettement

Par conséquent, seules les tâches non mentionnées peuvent être déléguées. Afin que la délégation ait un effet de libération en matière de responsabilité, la personne déléguant sa propre responsabilité doit pouvoir prouver en cas de dommage. Ceci se fait par un règlement d’organisation définissant les tâches déléguées à la direction, au Président, à un comité spécialisé (contrôle, rémunération, …). Le règlement d’organisation a pour but de clarifier l’organisation des pouvoirs dans la société.

Ce règlement qui est prévu par la loi peut être établi selon les besoins et les particularités de chaque société. Du fait qu’il est appelé à régler le fonctionnement du conseil d’administration, respectivement de la direction, son importance est grande et ceci d’autant plus que le Conseil d’administration délègue une partie de ses pouvoirs à la direction ou à un administrateur délégué. Il est important que la teneur du règlement soit établie en prenant en compte les besoins et les particularités de la société afin de régler :

• La compétence du conseil d’administration
• La compétence de la direction
• L’organisation du conseil d’administration
• L’organisation de la direction
• Les flux d’informations
• Les indemnisations
• Les éléments de contrôle
• Les obligations de rapport

Sur la base du règlement, les obligations de contrôle du conseil d’administration envers la direction pourront être assurées.

Finalement, il convient de tenir compte du fait que la décharge donnée aux organes lors de l’assemblée générale ne les décharge que dans le cadre des faits connus, qu’elle ne concerne que les rapports entre les actionnaires et la société et que les actionnaires qui n’ont pas approuvé cette décharge peuvent néanmoins prendre des mesures juridiques dans un délai de six mois.

Plus d’informations : frederic.matthey.doret@gmail.com