Délaissées au profit des « open spaces » mais aussi des tâches individualisées, les réunions de travail attirent à nouveau les DRH. Moins déshumanisées qu’un e-mail, ces réunions permettent d’atteindre 3 objectifs simultanément : le partage d’informations, le sentiment d’appartenance à un groupe, le travail collaboratif.

Le partage des informations pour créer une équipe de travail

Qu’il s’agisse d’un séminaire, d’un workshop ou d’une réunion, l’un des objectifs principaux de réunir les membres d’une équipe réside bien dans le partage d’informations. En tant que manager ou décideur, vous êtes en charge de communiquer les informations et les documents nécessaires à vos collaborateurs. Il est utile de bien souligner, que les objectifs (individuels et collectifs) doivent faire l’objet d’autres réunions mais doivent être décidés en commun. A cette mission d’information du manager, du décideur, la réunion doit également permettre à chacun des membres de remonter les informations à leur tour.

A une époque où la communication par messagerie électronique notamment peut donner l’impression d’échanger plus rapidement, les réunions de travail s’imposent néanmoins comme un cadre plus formel pour définir les modes et moyens d’actions de l’équipe et de chaque collaborateur.

Se réunir pour fédérer une équipe

Plus encore qu’hier, les équipes doivent apprendre à travailler ensemble en poursuivant un objectif commun. Si les moyens de communication moderne se sont multipliés de façon exponentielle ces dernières années, seules des réunions formelles (quelle que soit la forme prise) peuvent conférer cet esprit d’équipe à chacun. Moins impersonnelle qu’un e-mail, chaque réunion donne la possibilité de créer des liens. Ces derniers pourront être bénéfiques pour le but poursuivi ou sans incidence, mais dans tous les cas ces interactions donnent la possibilité bien réelle de se sentir membre d’un groupe. L’objectif collectif s’impose alors à tous comme étant supérieur aux objectifs individuels. Cette prise de conscience est enfin absolument nécessaire pour pouvoir atteindre le 3^ème objectif majeur de ces réunions à savoir le travail collaboratif.

Le travail collaboratif, une rupture de l’isolement pour une efficacité renforcée

A condition qu’elles soient bien préparées et qu’elles ne soient pas trop nombreuses, ces réunions sont plus bénéfiques que chronophages. En effet, les explications données par les différents intervenants n’ont pas à être répétées à tous les membres de l’équipe puisqu’elles sont exprimées au cours de ces réunions. Puisque chacun peut alors faire part de ses difficultés et que chaque participant se sent investi du travail de ses collègues, la collaboration entre tous les membres de l’équipe s’impose comme une évidence. Le travail collaboratif peut alors devenir la règle et le nouveau cadre de tout projet.

Remède contre l’isolement résultant des nouvelles technologies et palliatif bénéfique à la tendance des « open space » (ces espaces ouverts peu propices à ce sentiment d’appartenance à une équipe), les réunions retrouvent leur place dans la gestion des ressources humaines, et cette tendance devrait gagner encore du terrain.