Les fiduciaires sont très fortement touchés par la numérisation de l’économie, premièrement pour leur propre entreprise, mais aussi pour leurs clients qui sont fortement impactés par le passage au numérique. Mais qu’est-ce que cela signifie concrètement et à quels défis sont-ils confrontés ?

La numérisation des documents et des factures

La numérisation signifie avant tout une énorme opportunité pour les fiduciaires de s’affirmer en proposant des services modernes. Après tout, la collaboration entre le fiduciaire et le client est caractérisée par l’échange d’un grand nombre d’informations et de données et par de multiples processus administratifs routiniers. Les solutions de numérisation des documents, de gestion électronique des documents et d’échanges de documents via des plateformes deviennent inévitables. Ces solutions permettent un travail collaboratif et des accès simple et rapide aux informations qui sont partagées en temps réel.

La gestion de la paie et des ressources humaines

Les solutions modernes doivent permettre les interactions entre les services RH (internes ou externes) et permettre une communication informatique avec les différentes institutions (impôts à la source, caisse AVS, …). Les solutions doivent au-delà de la gestion de la paie (fixe, variable, correction, données périodiques, …), permettre de gérer les données RH des employés telles que les évolutions de carrière, les profils des postes, la gestion des compétences, le suivi des formations et qualifications, CV’s etc… en permettant aux employés d’accéder aux informations utiles de manière confidentielle via un coffre-fort du collaborateur.

La gestion du temps et l’enregistrement du temps de travail

Les fiduciaires sont souvent appelés à conseiller les clients dans la gestion de leurs entreprises. Ils doivent aussi mettre en garde les clients des nouvelles dispositions légales et apporter des solutions pour faciliter la vie de leurs clients. Dans le cadre de l’enregistrement du temps de travail, nn Suisse, depuis le 1er janvier 2016 quelques adaptations ont eu lieu, et l’article 46 de la loi sur le travail (LTr) oblige les entreprises de tenir à disposition des autorités les données d’enregistrement du temps de travail de chaque employé, soit la durée quotidienne et hebdomadaire et les horaires de travail effectivement fournis, ainsi que les pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure.

Les solutions doivent apporter la réponse à cet élément, mais en plus il semble essentiel pour toutes les entreprises de disposer d’une solution plus évoluée qui permettra la planification précise des tâches et des projets, la gestion et le suivi des activités, l’imputation des heures à des clients et des projets afin de pouvoir analyser l’activité précise des entreprises.

La modernisation des systèmes

En Suisse, il existe de multiples petites structures qui gèrent la comptabilité de milliers de clients et qui réalisent les bouclements annuels des entreprises exigés par la loi avec des systèmes vétustes. il faut moderniser le processus de travail et proposer à ces fiduciaires et à leurs clients une solution cloud pour la comptabilité, pour la gestion des documents et des échanges d’informations, mais aussi pour gérer la paies et les fiches salaires des collaborateurs. Il est nécessaire de trouver des prestataires de références pour accompagner l’ensemble des entreprises dans ces approches et dans la modernisation des systèmes.

Choisir la bonne solution

Les prestations de service d’une fiduciaire doivent pouvoir couvrir différents business cases de manière flexible, en fonction des différents niveaux de maturité de ses clients. Pour ce faire, les logiciels à mettre en œuvre doivent permettre une collaboration sans faille et proposer diverses options pour garantir l’échange sécurisé des données et des informations. Dans l’idéal, le fiduciaire choisit une solution logicielle offrant l’ensemble des possibilités suivantes dans une solution cloud complète, qui lui permet par ailleurs de ne plus se soucier des nouveautés technologiques, et qui propose une assistance complète.

Echange des dossiers sur solutions mobiles et consultations des indicateurs clés

Pour finir, le fiduciaire a besoin d’un service sous la forme d’un portail en ligne sécurisé avec lequel il peut assurer l’échange des données en toute sécurité avec les clients. Ce portail fiduciaire présente l’avantage de pouvoir échanger de manière simple et sécurisée les dossiers et les documents nécessaires à la collaboration. Il permet aussi d’accéder aux indicateurs clés de l’entreprise (chiffre d’affaire, ventes, charges, le cash-flow, les évolutions des marges, …). Ce portail fiduciaire est disponible depuis un ordinateur et un navigateur Internet, mais aussi depuis des appareils mobiles, ce qui permet un accès instantané pour tous les utilisateurs, même à distance.

Conclusion

La vitesse à laquelle les nouvelles technologies numérisent les entreprises changent fondamentalement nos modèles d’affaires. Avec la bonne solution, les fiduciaires sont en mesure de répondre aux différents niveaux de maturité numérique et en même temps aux exigences élevées de leurs clients, de numériser pleinement la collaboration pour un net gain en termes d’efficacité. Les technologies Cloud et mobiles offrent des avantages essentiels en matière d’innovation, de productivité et d’efficacité.

Plus d’informations : http://www.atlonpmanager.ch – http://www.doc-series.ch – http://www.atlon.ch